ISO 9001最終只要有文件就行了吧？

“ISO 9001最終只要有文件就行了吧”，即“ISO 9001是重視文件化的QMS模型。

     因此，為了取得ISO 9001認(rèn)證，無(wú)論如何沒(méi)有文件一切都無(wú)從開(kāi)始。即便會(huì)被認(rèn)為是浪費(fèi)的文件堆積如山，也不管現(xiàn)實(shí)的業(yè)務(wù)執(zhí)行狀況如何，只要有了文件，一切都好說(shuō)�！� 我們將圍繞這種誤解展開(kāi)思考。

導(dǎo)人ISO 9001之初，最辛苦的地方要數(shù)“文件化”了，不少企業(yè)為了文件化和文件管理占了導(dǎo)入ISO 9001的大部分工作。這會(huì)使人產(chǎn)生 ISO 9001=文件(管理)的印象，結(jié)果，就產(chǎn)生了“ISO 9001最終只要有文件就行了”的誤解。

這樣一來(lái)，會(huì)使人認(rèn)為: 只要開(kāi)展了文件管理，就能取得ISO 9001認(rèn)證，甚至認(rèn)為公司的質(zhì)量保證體制就建立起來(lái)了�？梢韵氲�，最后反而會(huì)抱怨ISO 9001沒(méi)有用。

產(chǎn)生這種誤解的背景，我認(rèn)為是沒(méi)能理解文件的本質(zhì)是什么，文件化的目的是什么，編寫(xiě)什么樣的文件才是好文件。

那么，應(yīng)該準(zhǔn)備什么文件、準(zhǔn)備到什么程度呢?在tSO 9001的2015版中有如下要求。

1)本標(biāo)準(zhǔn)要求的成文信息;

2)組織確定的為確保質(zhì)量管理體系有效性所需的成文信息;

3)是標(biāo)準(zhǔn)要求的，已經(jīng)很明確了。b)又如何解釋呢?因?yàn)闆](méi)有明確給出判斷的標(biāo)準(zhǔn)“那么就全部收集吧”或者“盡可能收集吧”。換句話(huà)說(shuō)，給人一種“必須全部收集， 必須要做很難受的工作”的印象。應(yīng)不應(yīng)該準(zhǔn)備文件的判斷標(biāo)準(zhǔn)之-是， 要看“從事這項(xiàng)業(yè)務(wù)的人的能力大小”，僅需要向他傳達(dá)“請(qǐng)做XX業(yè)務(wù)”，對(duì)于具有能夠準(zhǔn)確無(wú)誤地從事這項(xiàng)業(yè)務(wù)能力的人，程序書(shū)等的文件就不需要了，或者只寫(xiě)出最基本的說(shuō)明就可以了。

另一方面，如果能力不夠，沒(méi)有文件就得不到好的業(yè)務(wù)輸出，就需要編寫(xiě)新文件，或?qū)⒁延形募�的�?nèi)容修改得更詳盡。

總之，業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的詳細(xì)程度取決于這項(xiàng)業(yè)務(wù)從業(yè)者的能力。這就需要思考需要什么水平的從業(yè)者，確認(rèn)其是否達(dá)到了實(shí)際業(yè)務(wù)需要的水平，根據(jù)需要對(duì)其進(jìn)行能力提高的教育和培訓(xùn)。

應(yīng)不應(yīng)該準(zhǔn)備文件的判斷標(biāo)準(zhǔn)之二，是要看“公司經(jīng)營(yíng)中業(yè)務(wù)的重要和影響程度的大小”。當(dāng)業(yè)務(wù)輸出的好壞對(duì)企業(yè)向顧客提供的產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量影響較大時(shí)，或者其產(chǎn)品和服務(wù)在事業(yè)整體中，該業(yè)務(wù)是取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要源泉時(shí)，此項(xiàng)業(yè)務(wù)的文件就需要，而且表述得要比其他業(yè)務(wù)更詳細(xì)。

實(shí)際情況是，在導(dǎo)人ISO 9001之前，組織中不可能完全沒(méi)有文件，無(wú)論何種形式都會(huì)有。對(duì)于這些已有文件，如果業(yè)務(wù)與記載的內(nèi)容一致，并且可以使用，就按上述標(biāo)準(zhǔn)判斷，直接作為公司的標(biāo)準(zhǔn)文件使用，如果記載的內(nèi)容偏離了業(yè)務(wù)實(shí)際情況，是完全無(wú)法靈活使用的文件，一且被公司作為標(biāo)準(zhǔn)"采用，反而會(huì)給實(shí)際業(yè)務(wù)造成混亂，那就應(yīng)該廢棄它。

如果現(xiàn)有文件中沒(méi)有，也許就需要編制很多必要的文件(新文件)了，ISO 9001 并沒(méi)有具體規(guī)定不完成100份或1000份文件就不能取得ISO9001認(rèn)證，充分考慮所花費(fèi)的資源和實(shí)施順序后，按公司自己的安排分階段準(zhǔn)備即可。例如， 本來(lái)編寫(xiě)100份新文件,但在ISO 9001審核時(shí)，只完成了50份，根據(jù)情況不會(huì)有什么大問(wèn)題。相反。認(rèn)識(shí)到接著必須編寫(xiě)的新文件(剩下的50份文件)是什么，而且已經(jīng)有了現(xiàn)實(shí)的編寫(xiě)計(jì)劃，這點(diǎn)更重要。

因此，取得ISO 9001認(rèn)證不是最終目的，應(yīng)理解成只是完善提供符合客戶(hù)需求的產(chǎn)品和服務(wù)的組織體制的話(huà)動(dòng)的開(kāi)始。取得ISO 9001認(rèn)證后，按計(jì)劃規(guī)定完成剩余的50份文件即可。

以上內(nèi)容摘編自《剖析ISO運(yùn)用中的“大誤解”》